Рекомендации по составлению тендерных требований на разработку каталога деталей и сборочных единиц. Часть 3. Форма представления каталога

После того, как мы разобрались, чем переработка каталога отличается от его разработки, преступим к выбору формы представления каталога.

Какие бывают формы представления каталогов деталей и сборочных единиц

Собственно говоря, в соответствии с действующими нормативными документами существует две формы представления конструкторских документов — бумажная и электронная.

Думаю, вопрос выбора формы представления каталога стоит весьма остро. С одной стороны многие говорят, что электронная форма представления — это хорошо, да и ни для кого не секрет, что весь прогрессивный мир использует электронную документацию. С другой стороны трудно смириться с тем, что такую документацию нельзя подержать в руках и полистать страницы каталога. Ведь всем приятны тактильные ощущения от контакта с бумагой. Ну и не забываем здесь тот факт, что не в каждом уголке нашей необъятной Родины можно найти компьютер для работы с документаций (хотя здесь ситуация улучшается в геометрической прогрессии).

На самом деле, преимуществам той или иной формы представления документации посвящено достаточно большое количество исследований и дискуссий. На мой взгляд, выбор формы представления документации, при прочих равных условиях, уходит в область личных предпочтений (как правило, здесь нужно речь вести о предпочтении лица, принимающего решение на той стороне, которая заинтересована в документации. В случае с массовым потребителем – здесь можно вести речь о предпочтениях так называемого «провайдера» или поставщика документации: сервисные центры, торговые дома и т.п.).

Особенности бумажной формы представления каталога деталей и сборочных единиц

Однако, следует помнить, что когда речь идет о форме представления каталога деталей и сборочных единиц, то прочие условия не равны. Очевидно, что при выборе формы представления каталога следует учитывать следующие особенности бумажной формы представления данного вида документации:

  1. Высокая сложность и стоимость поддержания бумажных каталогов в актуальном состоянии.
  1. Сложность поиска информации и формирования заказа запасных частей.
  1. Значительная стоимость тиражирования/распространения (по сравнению с электронным каталогом).

Итак, рассмотрим каждый из недостатков более подробно.

Высокая сложность и стоимость поддержания бумажных каталогов в актуальном состоянии

Очевидно, что высокая сложность и стоимость поддержания бумажных каталогов в актуальном состоянии связана с необходимостью многократного внесения изменений в ранее опубликованные и переданные пользователям каталоги деталей и сборочных единиц.

Давайте рассмотрим механизм внесения изменений в бумажные каталоги, находящиеся у пользователей.

Схемы процессов_3

Схема актуализации бумажного каталога деталей и сборочных единиц.

После поставки каталога конечному пользователю вместе с купленным изделием, рано или поздно возникает необходимость во внесении изменений. Данная необходимость связана с периодическими изменениями в конструкции изделия. Улучшается технология изготовления, происходит смена поставщиков, появляются новые технологии и т.д. — нужно вносить изменения.

В соответствии с ГОСТ 2.603-68 (да, да вы не ошиблись, ГОСТ был выпущен в 68 году) изменения в каталог деталей и сборочных единиц у пользователя документации должны вноситься на основании бюллетеней. Думаю, не многие из читателей данного ресурса видели бюллетени на внесение изменений в эксплуатационную документацию, поэтому попробую пояснить работу данного механизма на примере.

Механизм внесения изменений в каталоги деталей и сборочных единиц похож на механизм корректировки опечаток в книгах, распространенных по библиотекам. Он работает следующим образом: в издательстве формируется бюллетень, где указывается на какой странице в каком абзаце, пункте, строке располагается опечатка, а также как выглядела опечатка до исправления, и как она должна выглядеть после внесения изменений. Кроме того, в случае необходимости внесения изменений в содержание книги, для каждого изменения в бюллетене может быть описан способ внесения изменений (кстати, я не уверен, но по-моему эта система перестала работать после распада СССР, если я не прав, то поправьте меня, буду рад любой информации на этот счет). После этого бюллетень рассылается по библиотекам, где он либо вклеивается в книгу, либо работники библиотек вносят конкретные изменения, указанные в бюллетене. Вот так выглядит этот бюллетень.

Бюллетень

Пример бюллетеня.

Я думаю, многие из вас видели подобные листочки в библиотечных книгах, особенно в различных энциклопедиях и справочниках.

А теперь давайте оценим стоимость внесения изменений в каталог деталей и сборочных единиц у пользователя документации. Предлагаю оценить только одну составляющую стоимости внесения изменений в каталог — годовую стоимость рассылки бюллетеней для внесения изменений у пользователя документации, которую можно посчитать по формуле:

Формула_2,

где С— готовая стоимость рассылки бюллетеней пользователям документации;

n — количество пользователей документации;

ci — стоимость доставки почты i — ому пользователю;

q — количество рассылок в год.

Учитывая среднюю стоимость доставки письма по территории РФ равную 30 руб. и 12 разовую рассылку бюллетеней в течение года, то для изделий, выпущенных тиражам 10 000 экземпляров стоимость годовой рассылки бюллетеней будет составлять 3 600 000 руб!!! И это только затраты на доставку бюллетеней до конечных пользователей, а если учесть все затраты на подготовку бюллетеней и их тиражирование, формирование комплекта рассылки и, самое главное, на внесение изменений в документ у пользователя, то мы получим гораздо большие цифры (примерно в 3-5 раз). Теперь, я надеюсь, Вы понимаете по какой причине у нас и нет актуальных бумажных каталогов.

Теперь, наверное, нужно ответить на вопрос, что случится, если каталог деталей и сборочных единиц будет не актуален? Можно ли по такому каталогу заказать запасные части?

Конечно, заказывать запчасти по такому каталогу можно, но не все и не факт, что они подойдут к вашему изделию. Следует заметить, что чем больше разница между датой выпуска вашего изделия и датой выпуска каталога, тем выше вероятность заказать запасную часть не подходящую к вашему изделию (а то и вовсе уже не производимую промышленностью).

Так что же с электронной формой представления? Как актуализировать такие документы?

В настоящее время существует ряд специализированных программных продуктов для разработки технической документации, позволяющих автоматизировать процесс внесения изменений в каталог деталей и сборочных единиц у пользователя документации (на отечественном рынке можно выделить две такие системы — это TG Builder и Arbortext). Если вам это интересно, пишите в комментариях, и я напишу отдельную статью, посвященную вопросам актуализации электронных каталогов деталей и сборочных единиц.

Сложность поиска информации и формирования заказа запасных частей

Думаю тем, кто интересуется вопросами разработки технической документации, известно, что для сложных наукоемких изделий (корабль, самолет, нефтяная платформа и т.д.) объем каталога деталей и сборочных единиц может составлять до нескольких десятков томов по 300-500 листов. Найти необходимую запасную часть в таком каталоге процесс не тривиальный и достаточно длительный. В электронной форме все значительно проще и быстрее. Надеюсь, что для большинства – это аксиома.

Значительная стоимость тиражирования/распространения (по сравнению с электронным каталогом)

Здесь проще всего пояснить на примере и посчитать стоимость тиражирования одного диска с оформлением при тираже 10 000 экземпляров. При таком объеме стоимость тиражирования одного диска составляет около 10 руб. Таким образом, затраты на запись и всего тиража будут составлять 100 000 руб. В то же время, офсетная (самая дешевая для такого тиража) печать 10 000 экземпляров каталога объемом в 400 листов, может составлять от 600 000 руб. до нескольких миллионов рублей, в зависимости от выбранного формата книги (цветность, качество бумаги, обложка и т.п.). Напомню, что в соответствии с нормативной документацией, с точки зрения легитимности документа, разницы между поставкой потребителю бумажной или электронной формы документа нет никакой (при условии, что это правильно оформлено). Стандарты допускают и то и другое.

Рекомендации при формировании тендерных требований в части формы представления каталога деталей и сборочных единиц

Ну а теперь давайте вернемся к тому, что необходимо учесть при формировании тендерных требований на разработку каталога деталей и сборочных единиц в части формирования требований к форме представления каталога.

Если вы решили остановиться на бумажном каталоге деталей и сборочных единиц, то вне зависимости от того будете ли вы печатать каталог в типографии предприятия или делегируете эту задачу потенциальному исполнителю работы, необходимо обязательно прояснить следующие моменты:

  • Какая обложка должна быть у каталога (твердая, мягкая, цветная, черно-белая и т.д. При этом не забываем про требования ГОСТ РВ, если это применимо в вашем случае)?
  • Какой тираж каталога вы планируете напечатать?
  • Будут ли иллюстрации каталога цветным или черно-белыми?
  • Какой формат каталога будет использован при печати (размеры листа, альбомная или портретная ориентация каталога и т.д.)?
  • На какой бумаге необходимо напечатать каталог?

Надеюсь, что данные пункты не требуют дополнительных комментариев, но все же если возникнут вопросы, то задавайте в комментариях к данной статье – с удовольствием вам их обсудим более детально.

Теперь, что касается электронной формы представления каталога деталей и сборочных единиц. При формировании тендерных требований, помимо стандартов и спецификаций, которым должен соответствовать документ, желательно указать рекомендуемое программное обеспечение для разработки каталога. При этом следует учесть возможности обновления и интеграции электронного каталога в существующую корпоративную информационную систему предприятия. Кроме того, необходимо указать способ доступа к информации каталога деталей и сборочных единиц (on-line и/или off-line).

Определились с формой представления каталога? Теперь необходимо определиться с исходными данными, которые вы можете передать исполнителю для его разработки.

Статьи по теме:

Об авторе Сергей Полиненко