Аутсорсинг и разработка технической документации. Стереотип второй, все можно сделать своими руками

Первая часть данной статьи.

Наиболее удобно рассматривать данную проблему с точки зрения нагрузки на отдел технической документации того предприятия, которое выполняет разработку документации собственными силами, и связи этой нагрузки с жизненным циклом изделия (рисунок 1).

clip_image002

Рисунок 1

Я думаю, никто не будет спорить, что нагрузка на отдел технической документации зависит от стадии жизненного цикла изделия, для которого разрабатывается или обновляется техническая документация.

При разработке изделия уровень нагрузки на отдел технической документации максимален. После постановки изделия на производство он снижается, но все равно некоторое время остается достаточно высоким, т.к. в прцоессе производства возникает множество изменений, которые нужно отразить в технической документации. Своего минимума нагрузка на отдел технической документации достигает на постпроизводсвенных стадиях жизненного цикла. Однако суммарная нагрузка на отдел технической документации может оставаться все равно высокой, т.к. процессы производства, эксплуатации и ремонта изделия длительное время происходят параллельно (не с точки зрения конкретного изделия, а со стороны всех экземпляров изделий одной марки).

Таким образом, можно сделать вывод, что нагрузка на отдел технической документации в течении всего жизненного цикла изделия не постоянна. Взяв за допущение тот факт, что количество сотрудников отдела технической документации практически остается неизменным, можно говорить о том, что возможности отдела технической документации остаются постоянной величиной на протяжении всего жизненного цикла изделия. В результате пересечения графика нагрузки на отдел технической документации и графика возможностей данного отдела, образуются три графические области:

1. Область превышения нагрузки на отдел технической документации (на рисунках помечена розовым цветом clip_image004);

2. Область простоя отдела технической документации (на рисунках помечена светло-синим цветом clip_image006);

3. Область реально выполненных работ отделом технической документации (на рисунках помечена светло-зеленым цветом clip_image008).

Анализ рисунка 1 позволяет сделать вывод о том, что отдел технической документации может разработать техническую документацию в установленные сроки за счет:

1. Снижения качества разрабатываемой документации (качеству технической документации планируется посвятить отдельную статью). Например, одним из составных элементов качества документации является информативность. Информативность такого документа, как каталог деталей и сборочных единиц можно оценить количеством иллюстраций, приходящихся на элемент конструкции или изделие в целом. Зачастую, чтобы уложиться в сроки разработчикам приходится снижать количество иллюстраций каталога, опуская отдельные сборочные единицы или целые функциональные системы. В результате этого потенциальный пользователь получает неполный каталог, что затрудняет заказ запасных частей изделия при необходимости их замены.

2. Привлечения дополнительных ресурсов, т.е. расширение штата отдела технической документации на период разработки и поставки изделия на производство (рисунок 2).

clip_image010

Рисунок 2


Если первое решение достаточно просто реализуемо, то второй вариант, когда необходимо привлечь дополнительные ресурсы, связан с рядом проблем:

  • специалистов в области технической документации не так много и их привлечение в короткие сроки на непродолжительный период времени весьма проблематично;
  • если привлекать не специалистов и обучать их, то это дополнительные расходы, связанные с обрудованием рабочих мест и отвлечением собственных квалифицированных сотрудников для обучения;
  • кроме того сам процесс набора новых сотрудников и их последующего увольнения является весьма трудоемким и затратным.

3. Кроме того, разработка технической документации может быть осуществлена силами отдела технической документации в том случае, если возможности отдела выше максимальной нагрузки на него (рисунок 3).

clip_image012

Рисунок 3

Однако, в таком случае, на постпроизводственных стадиях предприятие понесет значительные финансовые издержки, связанные с содержанием чрезмерно большого отдела технической документации.

Из всего вышеизложенного получается, что в том случае, когда предприятие в любых условиях пытается выполнить все работы по созданию технической документации самостоятельно, то это может привести как к снижению ее качества, так и к повышению финансовых издержек.

Следствие из этого вывода: привлечение внешний разработчиков технической документации (да и для выполнения других услуг), как показывает отечественная и мировая практика, является не только экономически целесообразным, но и позволяет предприятию обеспечить высокое качество информационной поддержки своих изделий.

В общем случае возможны три варианта привлечения аутсерсеров для разработки технической документации:

1. Привлечение стороннего разработчика для выполнения работ превышающих возможности отдела технической документации. Наиболее полно данную ситуацию иллюстрирует процесс привлечения аутсерсера для выполнения разовой работы по разработке технической документации (Рисунок 1).

2. Привлечение стороннего разработчика для выполнения работ по разработке технической документации и актуализации технической документации в период постановки продукции на производство. В данном случае целесообразно сократить численность отдела технической документации, оставив при этом в ведение отдела актуализацию технической документации на постпроизводственных стадиях жизненного цикла изделия (Рисунок 4).

clip_image014

Рисунок 4

3. Передача всех функций отдела технической документации аутсерсеру. Такой вариант является предпочтительным для небольших предприятий, где не целесообразно содержать отдел технической документации, а потребность в актуализации технической документации существует.

Таким образом, не вызывает сомнения, что привлечение аутсерсеров для разработки технической документации позволяет сэкономить предприятию значительные средства. Экономия достигается за счет того, что организации, разрабатывающие техническую документацию, как правило, имеют узкую специализацию, используют более совершенные технологии и инструменты ее разработки, обладают необходимыми знаниями тонкостей нормативной документации. Это позволяет разрабатывать качественную техническую документацию в сжатые сроки.

Статьи по теме:

Об авторе Сергей Полиненко